Has hecho el trabajo duro. Ha creado su mejor emote, ha dado los toques finales al diseño de un panel o ha renderizado el último fotograma de su video. Ahora es el momento de la parte divertida: cobrar. Pero antes de enviar el correo electrónico del cliente final, comprenda que, a veces, recibir un pago es tan difícil (si no más) como hacer el trabajo real. Saber cómo enviar una factura adecuada, y cómo cobrar realmente, es fundamental para convertirse en un “emprendedor-creador” exitoso.
Una factura de muestra para el diseño de un sitio web.
Si no es un “tipo empresarial” de tiempo completo, es posible que algunos de estos conceptos le sean ajenos. Una factura es un documento que sirve como solicitud de pago por servicios prestados (o bienes vendidos). Una factura contiene alguna combinación de los siguientes elementos:
- El ‘comprador’ o solicitante de servicios
- El ‘vendedor’ o proveedor de servicios
- Información de contacto de una o ambas partes
- Un número de factura único para fines de mantenimiento de registros.
- La fecha de la factura
- El monto total a pagar
- Una lista detallada de los servicios prestados y la tarifa / costo del servicio.
- Términos y condiciones de pago
Te contaremos una de las oscuras verdades sobre la gestión de una empresa: a veces es muy difícil conseguir que la gente te pague por cosas. Implica perseguir a las personas a través de correos electrónicos, mensajes directos y llamadas telefónicas. Y a veces, incluso después de hacer todas esas cosas, la gente seguirá negándose a pagarle. Es de esperar que haya tomado las medidas adecuadas para evitar que esto suceda, pero es una parte desafortunada de ser propietario de un negocio.
Entonces, ¿por qué molestarse con una factura? Para empezar, agrega legitimidad a sus esfuerzos comerciales. Llegar a un cliente o cliente con una factura oficial demuestra que se toma en serio a sí mismo y desea asegurarse de que ambas partes estén atendidas durante todo el proceso de trabajo y pago.
Simplemente podría enviarle a alguien un correo electrónico que diga que le debe € 100 por un conjunto de gestos, pero tener un documento oficial que indique todas las diferentes partes de la transacción también le brindará (como propietario de la empresa) opciones y protecciones si lo peor empeora.
A medida que comience a trabajar cada vez más como profesional creativo, querrá una forma de revisar las facturas para detectar tendencias y ver qué servicios / bienes generan la mayor cantidad de dinero. Un verdadero sistema de facturación (que exploraremos más adelante) le permitirá ver las tendencias mensuales y anuales en las ventas, lo que es útil si desea pronosticar lo que puede ganar en un período de tiempo determinado. También conservan un archivo de todas sus facturas, tanto pagadas como pendientes, para que pueda ver de un vistazo lo que está sucediendo con su negocio.
Finalmente, si hace una cantidad moderada de trabajo, tendrá que comenzar a investigar las implicaciones fiscales de recibir un pago; después de todo, todos sus gobiernos locales quieren su parte. Un buen software de facturación le permitirá mantener toda esta información en orden e incluso puede generar los documentos necesarios para presentar sus impuestos de manera rápida y precisa.
Sabiendo que desea mantener registros de su trabajo completado y sabiendo que desea agregar legitimidad a su trabajo, tiene sentido buscar un servicio o aplicación que se encargue de la mayor parte del trabajo pesado. Pero incluso antes de entrar en eso, hay una cosa importante a considerar.
Paso 0: busque un banco o una cuenta «específicos de la empresa»
Es posible que tenga la tentación de comenzar a tirar dinero en su cuenta personal una vez que comience a hacerlo, pero tener una cuenta solo comercial separada para sus proyectos comerciales hará que la contabilidad sea MUCHO más fácil para usted. Incluso si el dinero solo sirve como entrada antes de transferirlo a otro lugar, es importante tener ese lugar de destino para mantener sus transacciones comerciales separadas de sus finanzas personales.
Hay tres opciones decentes para una cuenta comercial:
- Su banco local: si ya tiene una cuenta bancaria en otro lugar, establecer una segunda cuenta con fines comerciales será un procedimiento sencillo. Ingrese a una sucursal (o llame / chatee con un representante de cuentas) y dígales que desea abrir una cuenta comercial. Ellos le informarán sobre los documentos o procedimientos necesarios. La mayoría de las veces, necesitará ‘sembrar’ la cuenta. Por lo general, esto significa poner entre € 50 y € 100 en la cuenta para abrirla (puede redirigir ese dinero a usted según sea necesario, una vez que se haya creado la cuenta).
- PayPal: lo ame o lo odie, PayPal es una forma fácil de recibir pagos. Se acepta en todo el mundo, no cuesta nada y ofrece varios beneficios para los titulares de cuentas. A medida que se convierte en un «usuario avanzado», también ofrecen beneficios «comerciales», como una tarjeta de débito conectada, la capacidad de cobrar cheques e incluso un sistema de facturación integrado. Sin embargo, sus tarifas son algunas de las más caras de la industria. No hay costos iniciales, al menos,
- Novo: Novo es un banco solo en línea, no hay sucursales físicas. Sin embargo, tienen una tarjeta de débito y pueden «pagar» a esa cuenta desde su software de facturación. Si no tiene un banco local y no es fanático de PayPal, es una tercera opción sólida. Deberá asegurarse de que su software de facturación pueda enviar dinero a la cuenta, pero al menos uno de los que menciono a continuación puede hacerlo sin problemas.
Paso 1: elegir un software de facturación
Una vez que tenga un lugar dedicado al que enviar los ingresos de su negocio, es hora de elegir su software de facturación. Según las características de las que hablamos anteriormente, estas son mis tres recomendaciones principales para los servicios de facturación:
PayPal – https://www.paypal.com
Lo mencionamos anteriormente, pero PayPal tiene un sistema de facturación integrado. Si tiene una cuenta de PayPal, vale la pena investigarla para ver si satisface sus necesidades. Y, sinceramente, cualquier necesidad básica de facturación está más que cubierta. A algunas personas no les gusta PayPal y se negarán a usarlo, pero PayPal también aceptará pagos de tarjetas de crédito, por si acaso.
Sistema de facturación de PayPal (a través del sitio web de PayPal)
WaveApps: https://www.waveapps.com/
WaveApps es otro software alternativo y, a diferencia de algunos de los otros, es absolutamente gratuito. Ellos cobran algunas tarifas de transacción por aceptar pagos, lo cual es normal para la mayoría de los servicios de software. Una sola cuenta le permite ejecutar múltiples negocios, crear y enviar facturas, ver tendencias analíticas en sus ventas e informes, y también generará los documentos fiscales necesarios sobre la marcha.
Plantillas de facturas de WaveApps (a través de WaveApps)
Freshbooks – https://www.freshbooks.com/
Al igual que WaveApps, Freshbooks le permite enviar facturas, tiene una sección de análisis sólida y hará la mayoría de los documentos fiscales por usted. Freshbooks también se integra con varios otros sistemas para ayudar con la contabilidad, el inventario y otros sistemas. Si tiene una base de clientes más grande
Plantillas de facturas de FreshBooks (a través del sitio web de Freshbooks)
Hay varias otras opciones con sus propios pros y contras, pero estos son los tres sistemas con los que hemos trabajado personalmente y podemos dar fe. (y bueno, si tiene algún otro sistema que use, grítelo en los comentarios a continuación O háganoslo saber en las redes sociales).
Paso 2: Configurar la factura
Al crear su primera factura, asegúrese de incluir los conceptos básicos:
- El trabajo que se está realizando, en detalle. Incluya una breve descripción del trabajo que se está realizando para que todas las partes sepan exactamente qué se está entregando o vendiendo.
- Un costo por hora (o por proyecto) por el trabajo realizado.
- Un presupuesto de tiempo para cualquier trabajo por horas.
- El subtotal de horas trabajadas x la tarifa por hora.
La mayoría de las otras cosas (números de factura, fechas, etc.) serán manejadas por el software de facturación. Seleccione (y cree, si aún no lo ha hecho) su cliente de la lista de clientes disponibles. Asegúrese de incluir cualquier / toda la información de contacto relevante para que pueda consultarla si lo necesita más adelante.
Paso 3: los términos y condiciones de pago
Diferentes personas y diferentes tipos de empresas tienen diferentes condiciones de pago: el período de tiempo en el que se requiere el pago de una factura. A continuación, se incluyen algunos términos comunes que debe considerar al facturar a sus clientes:
- “Net X”: esto significa que el cliente debe pagar la factura tan pronto como se reciba, hasta una fecha determinada, o se le cobrará una tarifa por mora. Normalmente, el cargo por pago atrasado se aplica después de 30 días, pero puede establecer este plazo tan largo (o tan corto) como desee.
- «Descuento, si se paga temprano»: por lo general, se escribe «2/10 neto X» o algo similar. En este caso, significa que vence dentro de X días, pero que se aplicará un descuento del 2% si se paga dentro de los 10 días. Esto es bueno si desea que los clientes paguen rápidamente y están dispuestos a pagar menos para asegurarse de que eso suceda.
- «Depósito e hitos»: si está trabajando en un proyecto más grande, esto puede ser útil para obtener la «aceptación» del cliente. Cargue una factura parcial como depósito (½ o ⅓ del precio final) antes de comenzar cualquier trabajo. Luego, antes de recibir los bienes (o servicios prestados), cárgueles el resto. Puede liberar los bienes / servicios una vez que se haya pagado la factura final. Si el proyecto es lo suficientemente largo como para justificarlo, incluso puede dividir el costo total en etapas o hitos.
Paso 4: ¡Agrega una nota y luego envíala!
Añada siempre una nota personal a sus facturas. Incluso si se trata simplemente de una especie de «Gracias por su negocio», siempre es bueno para los clientes ver un toque personal en un documento «comercial», como recordatorio de que todavía es un ser humano que envía esas cosas. Asegúrese de que toda la información sea lo más correcta posible y presione el botón Enviar.
La mayoría de los softwares de facturación enviarán recordatorios a los clientes automáticamente, ya sea en un horario predeterminado o personalizados según sus especificaciones. De esa manera, puede enviar la factura inicial sin tener que preocuparse por ‘perseguir’ clientes, al menos por un tiempo. Algunos softwares de facturación incluso agregarán el cargo por pago atrasado automáticamente después de un cierto período de tiempo.
Parece una gran molestia decirle a alguien que le debe dinero, pero una factura legítima le da validez al trabajo que realiza. Le permite ver tendencias y pronosticar sus ganancias y ventas. Le permite rastrear fácilmente quién le debe dinero por qué proyectos. Y, finalmente, le permite perseguir a los clientes que están menos que entusiasmados con pagarle. En última instancia, y lo más importante, le permite concentrarse en lo que hace mejor: fabricar bienes o brindar servicios.
